Project digitale officialkalender

Aanleiding:

In navolging van de automatische verwerking van de uitslagen waardoor typencompetitiestanden, swimrankings en miniorenranglijsten tegenwoordig  al binnen enkele uren beschikbaar zijn gaan we ook de official planning/ uitnodiging en registratie verder automatiseren.

De officialcommissie’s en jullie als wedstrijdorganisaties mailen nu concepten en definitieve pv’s ( en dat moet ook nog even in de testfase) naar elkaar door waarna er zeker bij de registratie nog enorm veel werk is. Daar willen we een slimmere oplossing voor, waardoor de hoeveelheid vrijwilligerswerk wordt gereduceerd.

Initiatief vanuit de gebruikers in de regio's

Enkele jaren geleden is er binnen de KNZB gesproken over een officialkalender. Op dat moment was er onvoldoende draagvlak binnen de regio’s om de toen voorgestelde variant te realiseren.
Momenteel is er, op voorspraak van Regio Zuid,  een initiatief vanuit de regio’s om gezamenlijk te komen tot een officialkalender. De KNZB ondersteunt dit initiatief van harte.

drie fases: 1. registreren/ analyseren, 2.plannen, 3 uitnodigen

Er wordt op dit moment achter de schermen hard gewerkt aan de invoering van de officialkalender. Dit gaat stapsgewijs, we beginnen aan de "achterzijde" door ervoor zorgen dat alle officialgegevens juist geregistreerd zijn en alle officialbeurten vanuit de door de organisatie geuploade .lxf uitslag automatisch worden bijgehouden.
Later komen de onderdelen "planning van officials" ( wat nu met .pdf files online gebeurd) en de "automatische uitnodiging van officials". Maar we kiezen stap voor stap: dus eerst zorgen dat alle gegevens in orde zijn.

Gebruik bestaande software en kennis

We gaan daarbij gebruik maken van 2 programma’s die u nu al gebruikt ( dus niet weer een nieuw programma) nl Splash en Sportlink. Daarnaast wordt de managementtool zoals deze in Regio West gebruikt wordt aangepast voor het analyseren en verwerken van de gegevens. De managementinformatie zoals deze in Regio Oost wordt gebruikt zal ook in het project worden geintegreerd.

Uitgangspunten: 

Naar aanleiding van de presentatie heeft de vergadering gediscussieerd over leidende principes voor de toekomst; De principes komen overeen met de principes die ook in de webkalender gelden. Ook daar moest iedereen in het begin erg wennen aan de nieuwe werkwijze en met name de eigen verantwoordelijkheden die de vereniging moest nemen.

Er is een voorzichtige, doch kritische, overeenstemming over de principes:

  • niet beheersen maar beheren
  • niet opleggen aan verenigingen /officials maar faciliteren
  • zaak niet dichttimmeren om die ene "vervelende" vereniging of official te blokkeren, maar afwijkingen signaleren en dan actie ondernemen.
  • informatie niet uitsluitend op official comissie tafel houden maar beschikbaar hebben. Als een official zelf ziet dat hij/zij te weinig fungeert dan gaat van de signalering al een preventieve werking uit. Als hij/zij telkens berichten afwezig zonder afmelden krijgt dan zal een vereniging dit zelf kunnen signaleren.
  • zelfwerkzaamheid official en vereniging stimuleren
  • een eenduidige werkwijze waardoor uitwisselen van officialinformatie binnen nederland digitaal kan plaatsvinden.
  • uitfaseren van papierstromen.
  • bevorderen snelheid, correctheid en compleetheid gegevens.

Experimenteerruimte:

Bij de ontwikkeling van de nieuwe tool zullen, net als dat het geval was bij de invoering van de webkalender, een aantal procedures worden aangepast en zullen op een aantal punten ook de reglementen worden aangepast. De werkgroep heeft de KNZB daarom gevraagd om experimenteerruimte.

Het bestuur van de KNZB heeft positief op de vraag van de experimenteerruimte gereageerd en heeft de projectgroep een jaar lang toestemming gegeven om anders te werken dan de reglementen beschrijven.

zie officialkalender zwemmen reglementen.pdf